英文メール書き方の基本|ビジネス英語のコツと注意点【例文テンプレートあり】

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ビジネスで英文メールをいざ書こうとしたものの「書き方がわからない」と思った経験はありませんか?英文メールは日本語のビジネスメール同様、ある程度の書き方の型が決まっています。本記事では、英文メールの書き方がわからない方向けに「英文メールの例、書き方の注意点」をそれぞれ紹介していきます。

テンプレートもありますので、お忙しい方はコピペしてお使いください。

英文メールの書き方例文【テンプレート】

まず、英文メールの基本的な書き方を例文を使って紹介します。次の英文メールとその日本語訳をご覧ください。

ミーティング変更のお願いメール

【あて先】
Dear Mr. Tom,
【書き出し】
Thank you for your email of September 20th.
【本文】
Unfortunately, I will not be able to make our appointment for tomorrow morning due to some unforeseen business. Would it be possible to postpone to another day which I mentioned in my previous email? 
【結び①】
I apologize for any inconvenience. 
【結び②】
Kind regards,
【署名】
John Eigooo
Chief Marketing Officer
Marketing Section
Eigooo, Co.
TEL: +81-
FAX: +81-
E-mail:

【あて先】
トム様
【書き出し】
9月20日付けのメールありがとうございました。
【本文】
残念ながら、明日の午前中の予約は都合がつかない用事があるため、お休みさせていただくことになりました。前回のメールでお伝えした別の日に延期することは可能でしょうか?
【結び①】
ご迷惑をおかけして申し訳ありません。
【結び②】
敬具
【署名】
ジョン・エイゴー
チーフマーケティングオフィサー
マーケティング部
エイゴーコーポレーション
TEL: +81-
FAX: +81-
E-mail:

会議への招待メール

【あて先】
Good day, 
【書き出し】
On behalf of our company, I would like to invite you to attend our annual conference.
【本文】
We will continue to focus our efforts on (subject matter of conference) and make this conference a great learning experience for you.


Your attendance and participation will be greatly appreciated as we seek to strengthen our expertise in this field.


The conference will be held on [Date and Time].  If you have any questions, please do not hesitate to contact us.
Refreshments will be served.
【結び①】
Please RSVP by replying back to this email.
【結び②】
Warm regards,
【署名】
John Eigooo
Chief Marketing Officer
Marketing Section
Eigooo, Co.
TEL: +81-
FAX: +81-
E-mail:

【あて先】
こんにちは。
【書き出し】
弊社を代表して、年に一度の定例会議にご参加いただきます。
【本文】
今後も(会議のテーマ)に焦点を当て、あなたにとって素晴らしい学びの場となる会議にしていきたいと考えております。この分野での専門性の強化を目指しておりますので、あなたのご出席とご参加を心よりお待ちしております。
本会議は[日時]に開催されます。 ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。軽食もご用意しております。
【結び①】
このメールに返信してご出欠の返事をお願いします。
【結び②】
敬具
【署名】
ジョン・エイゴー
チーフマーケティングオフィサー
マーケティング部
エイゴーコーポレーション
TEL: +81-
FAX: +81-
E-mail:

商品の返金メール

【あて先】
To whom it may concern,
【書き出し】
I would like to request a refund for the [name of product you purchased], that I purchased from your company on [date of purchase]. 
【本文】
The reason I am requesting this refund is because [reason why you are not happy with the purchase]. Please see my receipt attached[ [attach receipt to email] as proof that this item was purchased from your company.
【結び①】
I look forward to receiving a prompt refund.
【結び②】
Yours sincerely,
【署名】
John Eigooo
(Chief Marketing Officer)
(Marketing Section)
(Eigooo, Co.)
TEL: +81-
FAX: +81-
E-mail:

【あて先】
ご担当者さま
【書き出し】
〇〇日に御社で購入した[購入した商品名]の返金をお願いしたいのですが、どうすればよいでしょうか?
【本文】
私が返金をお願いしている理由は、[購入した商品に満足していない理由]です。この商品が御社で購入したものであることを証明するものとして、私の領収書を添付した[領収書をメールに添付]をご覧ください。
【結び①】
迅速な返金を期待しています。
【結び②】
敬具
【署名】
ジョン・エイゴー
(チーフマーケティングオフィサー)
(マーケティング部)
(エイゴーコーポレーション)
TEL: +81-
FAX: +81-
E-mail:

商品の見積もりメール

【あて先】
Dear Sir/ Madam,
【書き出し】
I would like to request an estimate for a _________.
【本文】
I have seen that your company sells different models.
Could you please give me an estimate on the ____ model since I think that one would be most suitable for me. I would also know how long it would take to ship the _______ to [place where you live].
【結び①】
I look forward to receiving a prompt reply.
【結び②】
Thanks in advance,
【署名】
John Eigooo
Chief Marketing Officer
Marketing Section
Eigooo, Co.
TEL: +81-
FAX: +81-
E-mail:

【あて先】
ご担当者さまへ
【書き出し】
〇〇商品の見積もりをお願いしたいです。
【本文】
御社では様々なモデルを販売されているのを見ました。
____ のモデルが私には最も適していると思うので、見積もりを出してもらえませんか?私はまた、[あなたが住んでいる場所]に出荷するためにどのくらい時間がかかるかを知りたいです。
【結び①】
返信を楽しみにしています。
【結び②】
敬具
【署名】
ジョン・エイゴー
チーフマーケティングオフィサー
マーケティング部
エイゴーコーポレーション
TEL: +81-
FAX: +81-
E-mail:

英文メールの基本的な書き方

それでは、英文メールの基本的な書き方を「件名から結びまで」一通り解説します。また、それぞれのパートで使える英語表現や注意点を紹介します。問い合わせや謝罪など、どのような要件にも当てはまる書き方ですので、ぜひ参考にしてみてください。

【件名】シンプルに書く

件名はメールの内容が一目でわかるほどシンプルに書きましょう。たとえば、ミーティングに関する連絡の場合、次のような書き方が良いでしょう(返信の場合は件名を変えずに返信するのが一般的です)。

  • Monthly meeting on September 20th
  • Meeting request
  • I must reschedule our meeting

件名は相手が最初に見るところなので、簡潔かつ正確に伝えたいところです。次に件名の書き方で注意したいポイントを3点まとめました。

文章の内容を簡潔にまとめる

文章の内容を簡潔にまとめることを意識しましょう。

親切心から件名を細かく書きすぎるのがよくあるミスです。基本的に一通のメールにつき伝えたい内容は1つですので、長くならずに6~8単語くらいで表現できると理想です。

件名を書くタイミングは英文メールの本文を書いた後だと文章の内容が整理できるのでおすすめです。

抽象的な表現は避ける

件名は「シンプルに」とお伝えしましたが、抽象的な表現は避けましょう

たとえば、先ほどのミーティングに関するメールの場合、「About meeting」としてしまうと件名だけを読んでも相手には「何が書かれているか」想像できません。

ミーティングの何について伝えたいのかを書きましょう。

冠詞は適宜省略

基本的に件名に冠詞は必要ありません。件名欄の文字数は6~8単語ほどが理想ですので、不必要な冠詞は適宜削除しましょう。

【あて先】関係性によって敬称を使い分ける

件名の次はいよいよ本文に入ります。まずはあて先です。

基本的には誰に送るのかわかっている場合は「Dear」を使えば間違いありません。

実は、みなさんが目にしたことがあるだろう「Dear ○○」という表現は、親しい間柄だけでなく初めて英文メールを送る相手にも使うことができます。

それよりも気をつけたいのが敬称の付け忘れです。

  • 男性の場合はDear Tom McKenzie, あるいはDear Mr. McKenzie,
  • 女性の場合はDear Hiroko Yamada, あるいはDear Ms. Yamada,
  • 親しい間柄であれば、「Hello Tom,」でも問題ありません。

それぞれ2通りの書き方をしましたが、フルネームで書く場合「Mr」や「Ms」は省略しても失礼には当たりません。ただし、相手が教授や博士号持ちの場合に限り、必ず「Prof.」と「Dr.」を「Mr」や「Ms」の代わりに使います。

あて先の名前や性別がわからないとき

「お客様へ」といった表現を使いたいときや、男性か女性かわからず「MrかMs」を使えない場合は次の書き方を参考にしてください。

関係者各位To whom it may concern,
お客様へDear Customer,
営業マネージャーへDear Sales Manager

【書き出し】簡単な挨拶を入れる

あて先を書いたら次は、本文に入る前に簡単な挨拶をしましょう。

ここでの挨拶は「Hello」などではなく、会ったことがない方であれば「My name is ~」の自己紹介だったり、日本語でもあるような「迅速なお返事ありがとうございます」だったりとさまざまな書き方があります。

私は□□社、○○部署の○○と申します。I’m ○○ in △△department from □□ corporation.
迅速なご連絡ありがとうございます。Thank you for your prompt reply.
~についてご連絡申し上げます。I’m writing about ~.

【本文】1番伝えたいことを最初に書く

あて先と書き出しができたら、いよいよ本文です。

本文は相手にもっとも伝えたい文章になりますので、書き方により一層の注意が必要です。それぞれ確認していきましょう。

長くても1行あたり60字から70字程度で書く

まずはこのルールに従うようにしましょう。

Gmailをイメージしてもらえばわかりやすいかと思いますが、英文メール自動改行がなく、書こうと思えば長く書けてしまいます。

改行せずに書くと冗長な文章に受け取られやすいだけでなく、非常に見づらくなります。長くても70字程で改行をして、読み手にわかりやすい文章を書きましょう。

また、文章自体もピリオドが少なく、カンマや関係代名詞だらけの文章は冗長な文章になる原因となりますので控えましょう。

結論を先に書く

英文メールの書き方というよりも、英作文の書き方になりますが、結論ファーストで書きましょう。そうすることで、相手に伝えたい内容を誤解なく伝えられます。

添付ファイルの存在を明記

日本語でも書き忘れが多いですが、添付ファイルをつけた場合はその存在を明記しましょう。本文のどこかに自然な形で次の文章を差し込みましょう。

添付ファイルをご確認ください(ファイルが1つのとき)Please check the attached file.
添付ファイルをご確認ください(ファイルが複数のとき)Please check the attached files.

丁寧な表現で書く

英文メールで丁寧な表現を心がけるのは、難しいですが意識してほしい点は次の3つです。

  • 省略は控える
  • お願いするときは「Please」や「would」を使う

たとえば、省略表現として「I’m」や「won’t」などがありますが、なるべく「I am」や「will not」などの形で書きましょう。

なにかをお願いしたいときは「Please email me if~(もし~があれば、メールをください)」や「I would appreciate your attention.(ご対応をお願いします)」など動詞の前に「would」や「please」を入れましょう。

【結び①】要件の再確認や念押し、謝罪を入れる

英文メールの結びは2種類あります。1つ目は要件の再確認や念押し、謝罪の一言です。

日本語でいう「お手数をおかけして大変申し訳ございませんが、ご対応のほどよろしくお願いいたします。」といった文章が入ると思って良いでしょう。

本文の内容にあわせて、要件の再確認か謝罪の一言を入れるのか分けて使用しましょう。

【結び②】関係性によって結語を使い分ける

結びの2つ目は結語です。

英文メールの大きな特徴である結語はなんでも良いわけではありません。一般的なのは「Sincerely,」ですが、送る相手によっては「Keep in touch,」などもあります。

次の表は結語の種類を送り主にあわせて、表にまとめたものです。だれに送るのかを確認してから参考にしてください。

フォーマルSincerely yours,
ややフォーマルSincerely,
ややフォーマルRegards,
カジュアルThank you,
カジュアルHave a good day,

「Thank you,」や「Have a good day,」などのカジュアルな表現を使う場合、あて先文も「Hello, ○○」のように堅苦しくない表現になっていることを忘れずにチェックしましょう。

【署名】最後は自分の所属と連絡先を忘れずに

英文メールでも日本語のメールでも最後はメール送信者の情報を忘れず明記します。

書き方に決まった指定はありませんが、次のような書き方をすると体裁が整ってきれいに見えます。

  • 名前(ジョン・エイゴー)
  • 役職(チーフマーケティングオフィサーなど)
  • 部署(マーケティング部など)
  • 社名(エイゴーコーポレーション)
  • TEL: +81-(日本の国番号を忘れずに)
  • FAX: +81-(日本の国番号を忘れずに)
  • E-mail: 

英文メールを書き終えたら添削を忘れずに

英文メールを書き終えたら、必ず添削を忘れずにしましょう。せっかく書いたメールも単語ミスや文法ミスなどで、誤って解釈されてしまうとトラブルの原因になります。

英文メールの添削の仕方は次の記事で解説しております。個人でする場合と、添削サービスを利用する場合でおすすめの添削方法がありますのでぜひご覧ください。

≫英文メール添削サービス比較おすすめ4選|ビジネス英語力アップのポイント


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